Тем не менее, офисные шкафы постоянно пополняются новыми папками, и, кажется, им не будет конца. Срок хранения большинства документов организации не превышает 5–10 лет, но есть и такая документация, которую нужно хранить 50 и даже 75 лет. Согласитесь, без архива никак не обойтись. Крупные компании обладают ресурсами для создания собственного архивного отдела, но малому бизнесу аренда или покупка помещения для хранения документов просто невыгодны. Разумнее передать их уполномоченной организации, например, нам — компании «Минисклад».

Требования к архивному хранению документов

Документы предприятия содержат важную информацию о его финансово-хозяйственной деятельности, поэтому важно обеспечить их сохранность в течение всего срока хранения. Перед сдачей в архив они должны быть систематизированы, пронумерованы, прошиты и упакованы. После чего ответственный сотрудник предприятия составляет опись, заполняет лист-заверитель и передает документы на архивное хранение.

В архиве документы необходимо хранить при определенных условиях. Помещение в обязательном порядке должно быть оборудовано системой пожаротушения, вентиляцией и сигнализацией. При хранении документов необходимо поддерживать оптимальную температуру (17–19°C) и влажность (50–55%). Несоблюдение рекомендованных условий может привести к порче документов и утрате важной информации.

Компания «Минисклад» оказывает услуги по архивному хранению документов в Санкт-Петербурге. Наш теплый склад оборудован системами видеонаблюдения, противопожарной безопасности и сигнализацией, находится под круглосуточной охраной. Документы хранятся в плотных коробках на стеллажах, в складском помещении поддерживаются рекомендованные температура и влажность. Доступ к документам на хранении имеют только уполномоченные сотрудники компании.

Преимущества хранения документов в компании «Минисклад»

1. Низкие цены. Стоимость наших услуг по архивному хранению документов – одна из самых низких в Санкт-Петербурге. Заключая договор с компанией «Минисклад», вы оплачиваете только фактический объем хранения. При больших объемах мы предоставляем дополнительные скидки.
2. Гибкие условия сотрудничества. вы можете передать на архивное хранение любой объем документов от одной коробки на срок не менее суток. При необходимости вы всегда можете увеличить или сократить объем хранения, продлить срок или забрать документы досрочно.
3. Надежность. Компания «Минисклад» входит в Национальный Реестр Надежных Поставщиков, оказывает услуги по договору ответственного хранения. ваши документы будут находиться под надежной защитой в течение всего срока действия договора.

Не нашли подходящего для себя решения на нашем сайте? Звоните! Мы всегда открыты к диалогу и готовы обсуждать условия договора. С удовольствием выслушаем вас и найдем лучший вариант, который устроит обе стороны.

Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Сроки хранения документов

Все документы подразделяются на несколько типов, в зависимости от своего назначения и сроков хранения. Некоторые содержать вовсе не обязательно, так как они теряют свою ценность сразу же после завершения определенной задачи. В то же время, есть бумаги, которые остаются важными на протяжении нескольких лет. Существуют и такие бумаги, которые нельзя уничтожать.
Исходя из этого, выделяют такие сроки:

1. Временный – до десяти лет.
2. Временный – свыше десяти лет.
3. Постоянный.

Чтобы определить, к какому сроку хранения относится конкретный документ, проводится специальная экспертиза – оценка ценности бумаг. Она включает:

1. Постоянное : В эту группу включают документы, которые обладают особым политическим, научным, хозяйственным или культурным значением. Хранение документов этого типа осуществляется на постоянной основе в государственных архивах.
2. Временное. В эту группу включают документы, которые не имеют культурного или научно-исторического значения, однако обладают практическим значением.
3. Отбор бумаг, которые планируется уничтожить. Обычно это бумаги, не имеющие ни культурной, ни научно-практической ценности, ни практического значения.
4. Определение и корректировка сроков хранения.

Основные виды хранения

1. Архивное.
2. Бухгалтерское.
3. Государственное.

Архивное — включает государственные или бухгалтерские бумаги. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные бумаги первичного характера). Отдельные бухгалтерские бумаги — более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Государственные — от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек). Существуют также другие виды, которые не подлежат уничтожению – например с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к данному виду:

• соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи;
• световой режим для лучшей сохранности бумаг;
• соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении;
• обеспечение режима безопасности во избежание кражи или намеренного изменения/порчи.

Бухгалтерское — предполагает размещение в офисе или вне такового. Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор бумаг. Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования.

Вот лишь несколько преимуществ данной услуги в компании Rentabox:

1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
2. Полная защита и сохранность.
3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг. вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных бумаг, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам арендовать боксы для хранения документов сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

По желанию пассажира багаж может быть принят к перевозке с объявленной ценностью.

Для объявления ценности багажа пассажиру необходимо обратиться в кассу Перевозчика или уполномоченного агента.

При объявлении ценности 1 места багажа свыше 20000 рублей, пассажир обязан предоставить документы (чеки, квитанции), подтверждающие стоимость багажа.

При принятии багажа с объявленной ценностью агент по регистрации должен проверить:

состояние упаковки; упаковка должна обеспечивать сохранность багажа во время погрузки/выгрузки и во время полета;

если сумма объявленной ценности багажа свыше 20000 рублей, наличие документов, подтверждающих стоимость багажа. Наименование в чеке должно соответствовать содержимому багажа;

Оперативное хранение документов — хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где документы в большом количестве всегда должны быть под рукой.

Правильная организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов.

Принципы оперативного хранения документов

• Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный режим (около 20 °C, при относительной влажности не превышающей 55%). Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;
• Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному официальному запросу, выдача справок и снятие копий документов также должна контролироваться архивариусом.
• Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним. Можно даже составить список лиц, которые могут быть допущены к определенным документам.
• Оперативность. Основным принципом оперативного хранения документов является быстрый доступ к ним. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку. Для оперативности поиска дела в архиве должны устанавливаться корешками наружу, их обложки — иметь максимально информативные подписи, а каждое дело — содержать внутреннюю опись. Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе.
• Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению. При этом составляется соответствующий акт и организуется вывоз документов к месту утилизации.

Позитивные моменты при выполнении принципов хранения документов

Выполнение этих условий гарантирует сохранность ваших документов, порядок в офисе и эффективную организацию работы всех подразделений.

Итоги выполнения правил

Компании, уделяющие оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством и проверяющими органами. Найти документ в архиве для таких фирм — дело одной минуты.

Удобный вариант ведение архива предприятия сторонней организацией.

Данное решение позволяет.

Компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Сторонние организации берут на себя все обязательства необходимые для полноценного функционирование архива.
В итоге получается, что суммы, потраченные на оплату управления и ведения архива организацией, могут оказаться заметно меньше, чем те средства. Что тратятся на содержание собственной архивной службы. При этом качество оказываемых услуг по ведению архива – на высоте. Специалисты таких организаций обычно всегда в курсе всех изменений в законодательстве.

101. Для временного хранения багажа на автовокзалах, автостанциях организуются камеры хранения, которые принимают его от пассажиров, независимо от наличия проездных документов, с оплатой за хранение по действующим тарифам.

Перевозчик несет ответственность за несохранность багажа, происшедшую после принятия его к перевозке и до выдачи его пассажиру или лицу, уполномоченному на получение багажа, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение багажа произошли вследствие обстоятельств, которые перевозчик не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело.

103. Для кратковременного хранения багажа на автовокзалах, автостанциях применяются автоматические камеры хранения.

104. В камеры хранения может сдаваться багаж в упаковке независимо от ее рода и вида (чемодан, корзина, узел, рюкзак, сверток, сумка, сетка, стеклянная тара и т.п.), а некоторые предметы, например пальто, головной убор, портфель, лыжи, коньки и т.п., могут быть приняты на хранение без упаковки.

105. За естественную порчу сданных на хранение скоропортящихся продуктов камера хранения ответственности не несет.

Если при приеме вещей в камеру хранения обнаружатся дефекты в упаковке, то владелец обязан либо устранить их, либо наличие дефектов подтвердить своей подписью в корешке квитанции.

106. Запрещается сдача и прием на хранение вещей, которые могут загрязнять или повреждать вещи других пассажиров, а также огнеопасных, взрывчатых, ядовитых, едких и зловонных веществ.

Автоматическая камера хранения багажа расположена в терминале внутренних воздушных линий (левая сторона терминала, первый этаж).

Для Вашего удобства следуйте навигационным указателям.

Правила пользования автоматической камерой хранения (раскрывающаяся вкладка)

1. Тара и упаковка вещей, сдаваемых в автоматическую камеру хранения, должны обеспечивать их сохранность.

2. Хрупкие и бьющиеся предметы, требующие особых мер предосторожности, принимаются на хранение в упаковке, обеспечивающей их сохранность, и при наличии на ней соответствующей предупредительной надписи.

3. Не допускается сдача на хранение:

— денег, ценных бумаг, а также других ценностей и документов;

— живности (животных, птиц, насекомых, рыб и т.п.);

— огнестрельного оружия, зловонных, взрывчатых, огнеопасных, отравляющих, легковоспламеняющихся и других опасные веществ и предметов;

— вещей, которые могут загрязнить или повредить вещи других поклажедателей.

4. Установленный срок временного хранения вещей поклажедателя в камере хранения — 30 (тридцать) суток (пункт 2 статьи 784 ГК).

5. Вещи, не востребованные в указанные сроки, хранятся еще в течение тридцати дней. Затем подлежат утилизации.

6. За естественную порчу сданных на хранение скоропортящихся продуктов АО «Международный аэропорт Хабаровск» ответственности не несет.

Обязанности Пользователя:

— соблюдать правила пользования автоматической камерой хранения;

— сохранять кассовый чек, подтверждающий факт оплаты услуг по организации хранения багажа и отрывной талон багажной бирки до получения багажа;

— оплачивать услуги ха пользование автоматической камерой хранения багажа;

— в случае повреждения оборудования автоматической камеры хранения, возместить стоимость причиненного ущерба.

Обратите внимание!

Аэропорт несет ответственность за пропажу вещей из автоматической камеры хранения только при наличии доказательств, что пропажа произошла по вине Аэропорта.

1. Хранение багажа в ячейке размером 55*60*80 см

1.1 до 2 часов – 200 руб.

1.2 свыше 2 часов за каждые полные и неполные сутки – 500 руб./сутки

2. Хранение багажа в ячейке размером более 55*60*80 см

2.1 до 2 часов – 300 руб.

2.2 свыше 2 часов за каждые полные и неполные сутки – 700 руб./сутки

3. Хранение багажа в ячейке с низким температурным режимом (-5°С)

3.1 до 2 часов – 250 руб.

3.2 свыше 2 часов за каждые полные и неполные сутки – 600 руб./сутки

ВНИМАНИЕ! По техническим причинам данная услуга временно не предоставляется

Когда компания прекращает своё существование, особое место занимает следующая задача — как в дальнейшем выполнять хранение документов после ликвидации. Прекращение деятельности любого предприятия или фирмы является довольно сложным, дорогостоящим процессом, который требует от начальства существенных затрат времени и финансов. Основная проблема, с которой сталкивается руководство любой закрывающейся организации (даже если эта организация банкрот) это — хранение документов после ликвидации компании. Ее необходимо решать в первую очередь.

Где хранить документы после ликвидации?

Необходимая процедура — хранение документов после ликвидации компании выполняется государственным архивом, для того предоставляются соответственные сроки хранения, а также появляется возможность получить нужную информацию о документах компании, пусть даже после того, как она прекратила свою деятельность. В Федеральном законе №125 от 22 октября 2004 года в статье 23 говорится: «При реорганизации негосударственных организаций порядок хранения документов определяется уполномоченными органами или учредителями, а при ликвидации негосударственных организаций передают свои архивные документы в государственный архив или муниципальный архив».

Вопрос о хранение документов после ликвидации

Вопрос о хранение документов после ликвидации коммерческих компаний решается ликвидационной комиссией.

При ликвидации коммерческой структуры на общем собрании назначается и утверждается ликвидационная комиссия, а также создается проект порядка ликвидации и его сроки. К ликвидационной комиссии переходят все права по управлению делами юридического лица. Ей передаются все документы организации, оформляется передаточный акт, в котором необходимо указать информацию о документах постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения.

Решение о дальнейших операциях с документами

Решение о дальнейших операциях с документами, которые осуществляет ликвидационная комиссия, и финансировании этих работ по ликвидации принимает сама организация, точнее её собственники.

Договор на обработку

Если ликвидируемая организация не может самостоятельно подготовить свои документы для дальнейшего хранения, необходимо составить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом или с коммерческой фирмой, которая предоставляет подобные услуги. Документы постоянного срока хранения и кадровые дела передаются в государственный архив по договору. Что касается документов временного срока хранения, срок которых ещё не истёк, тут возможны несколько вариантов решения вопроса о дальнейшей передаче этих дел — внеофисное хранение или государственный архив, а после окончания срока доверить их и уничтожить.

Хранение документов после ликвидации компании в негосударственном архиве

Хранение документов после ликвидации компании в негосударственном архиве удобно, поскольку такой архив предлагает дополнительно ко всему услуги по подготовке документации к архивному хранению, и услуги по уничтожению документов , срок действия которых закончен. Хранение документов после ликвидации — важная составная часть процесса закрытия каждой компании.

Мы гарантируем передачу документов на хранение при ликвидации.

«Архивный Сервис» оказывает услуги по передаче документов ликвидирующихся организации на государственное хранение. В соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» № 127- ФЗ от 26.10.2002 г., Федеральным законом № 40 -ФЗ «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125- ФЗ от 22.10.2004 г. при ликвидации организации, в том числе в результате банкротства, архивные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Передача документов на хранение при ликвидации организации должна производится в упорядоченном виде согласно всем установленным архивным стандартам и правилам. ООО «Архивный Сервис» проводит архивные работы по научно-технической обработке документов, с последующий передачей в архив. Практика показывает, что вовремя проведенные архивные работы, позволяют значительно сэкономить деньги в организации.

Виды архивных работ проводимых Компания «Архивный Сервис» при передаче документов при ликвидации организации

• Комплексное обследование архивного фонда клиента нашими специалиста.
• Систематизация документов до экспертизы ценности документов.
• Проведение экспертизы научной и практической ценности документов с полистным просмотром документов.
• Научно-техническая (архивная) обработка документов постоянного долговременного хранения и дел по личному составу — это систематизация и нумерация листов в деле, оформление дел, простановка архивных штампов и шифров, составления листа-заверителя.
• Обработка документов и при необходимости хранение документов, которые не подлежат обязательной передачи
• Переплёт документов со стандартными и не стандартными листами.
• Составление научно — справочного аппарата (опись дел).
• Согласование с принимающим архивом.
• Передача документов ликвидирующихся организации на государственное хранение